Emails de agradecimiento profesionales: 6 reglas de oro + 5 plantillas listas para usar

¿Qué es un correo electrónico de agradecimiento?

Como su nombre indica, un correo electrónico de agradecimiento es un mensaje enviado para expresar gratitud a alguien por diversos motivos. Puede ser un posible empleador que le concedió una entrevista de trabajo, un cliente potencial que le dio tiempo para desarrollar su discurso de ventas, un colega o compañero que le prestó una valiosa ayuda en un proyecto, una persona que le recomendó, un socio que depositó su confianza en usted, etc. Por tanto, es ante todo un mensaje de reconocimiento sincero y auténtico, que sale del corazón. Pero el interés de este correo electrónico va más allá del simple acto de cortesía:

• Contribuye a tu marca personal. Te forjas una reputación de profesional cortés, respetuoso y agradecido… cualidades que valen su peso en oro en el mundo de los negocios.

• A veces, el correo electrónico de agradecimiento se utiliza para formalizar (o semiformalizar) un acuerdo verbal.

• El correo electrónico de agradecimiento también puede servir como resumen de los puntos principales del intercambio anterior. Por lo tanto, confirma las decisiones adoptadas y, en su caso, los pasos siguientes.

6 reglas de oro para un buen correo electrónico de agradecimiento

¿Tienes que escribir un correo electrónico de agradecimiento y temes equivocarte de nota? Sólo tienes que seguir estas 6 reglas de oro.

#1 Mesura, tacto y pertinencia

Si tiene que recordar un solo consejo para escribir su correo electrónico de agradecimiento, es este: no se exceda. Ahogarse en un lenguaje pesado, almibarado y meloso es arriesgarse a incomodar a su interlocutor. Esta es probablemente la mejor manera de disuadir a un empleador, cliente potencial o socio de seguir con sus conversaciones. No hay necesidad de reinventar la rueda recurriendo a superlativos y alucinaciones líricas. La moderación, el tacto y la pertinencia serán sus mejores aliados. Sin embargo, hay que tener cuidado de no caer en el otro extremo. Tampoco se trata de enviar un telegrama con un simple «Gracias».

Sé sencillo y mantén un tono acorde con la relación que mantienes con tu entrevistador. No desempeñes ningún papel. Sé tú mismo. Inspírese en los ejemplos que figuran al final de este artículo.

#2 La personalización es algo natural

Cuando se trata de demostrar el impacto de la personalización en las campañas de correo electrónico, los estudios se suceden. Por supuesto, nos encontramos en un contexto diferente, pero el objetivo es el mismo: fomentar la apertura y la respuesta al correo electrónico de agradecimiento. En este caso, la personalización se da por supuesta, ya que se dirige a alguien que conoce personalmente. Así que asegúrese de dirigirse a su contacto con su nombre y apellidos en el cuerpo del correo electrónico y, posiblemente, en el asunto. Un estudio de Yesmail sobre 7.000 millones de correos electrónicos explica que los objetos personalizados aumentan la tasa de apertura en un 58%. Sería una pena perdérselo.

#3 Un email corto, con una excepción

Ten en cuenta el objetivo: agradecer a la persona su tiempo, ayuda, recomendación, etc. Por regla general, no necesita más de dos o tres frases para expresar sus sentimientos de gratitud y aprecio. La idea es dar las gracias a la persona con la que hablas, no hacerle perder el tiempo ni frustrarla con un panfleto que probablemente no leerá.

En un estudio pionero, Boomerang analizó más de 40 millones de correos electrónicos enviados. Lógicamente, son los correos cortos, de entre 50 y 100 palabras, los que generan más respuestas. En un contexto en el que las bandejas de entrada son más bien colmenas que nunca descansan, su interlocutor apreciará su brevedad y pertinencia.

La única excepción son los correos electrónicos de agradecimiento, que deben recapitular largos intercambios verbales. En este caso, es legítimo «sacrificar» la brevedad en aras de la exhaustividad, sobre todo si hay mucho en juego.

#4 El correo electrónico de agradecimiento no debe «cerrar» el intercambio

Sea cual sea el motivo por el que expresas tu gratitud a la otra persona, tu correo electrónico de agradecimiento no debe ser el final de la conversación. Asegúrate de que acabas con una abertura. Por ejemplo, si quiere dar las gracias a un socio por una recomendación, puede concluir su correo electrónico prometiéndole que le informará del resultado de su intercambio con la tercera persona, si así lo desea.

#5 Firme su correo electrónico de agradecimiento

La persona con la que hable debe poder identificarle, ya sea con su nombre y apellidos o su cargo, pero también ponerse en contacto con usted de otra forma que no sea respondiendo a su correo electrónico. Puede ser tu número de teléfono, tu cuenta de LinkedIn o, si estás muy ocupado, un enlace a tu calendario electrónico (a través de Calendly, por ejemplo).

Si no tiene una firma de correo electrónico profesional, ¡ésta puede ser su oportunidad! Efectivamente, este pequeño añadido a su correo electrónico acumula buenos puntos:

• Las firmas de correo electrónico dan a tu mensaje un toque profesional;

• Facilitan y fomentan el contacto directo;

• Permiten distribuir la información a través de sus correos electrónicos. Por ejemplo, puede insertar un banner sobre un evento que esté organizando;

• Las firmas de correo electrónico dan una idea de tu personalidad, ya que permiten creatividad en los colores, las imágenes, el diseño y el texto… lo que no ocurre necesariamente con el cuerpo del mensaje;

• Las firmas de correo electrónico pueden dirigir tráfico a tus perfiles en las redes sociales, lo que puede aportarte nuevos seguidores y una audiencia cualificada.

#6 ¡Las listas con viñetas son buenas para ti!

Las listas con viñetas son una parte esencial de la redacción empresarial. Ayudan a organizar la información y facilitan la lectura… ¡y la escritura! Así que no dudes en utilizarlo para resumir puntos, enumerar documentos, enumerar pasos, etc. Aquí tienes algunos consejos:

• No exceda de dos líneas por elemento de la lista.

• Si es posible, que las líneas tengan la misma longitud. Es más armonioso, más equilibrado y más agradable para el lector.

• Pon en negrita las primeras palabras de cada línea para crear dos niveles de lectura: si tu interlocutor está ocupado, puede leer simplemente estos «encabezamientos» sin ir más lejos.

• Por regla general, cada línea de la lista con viñetas se cierra con un punto si es una frase completa, o con un punto y coma si es una frase incompleta.

• Numere su lista si está organizada cronológicamente.

• Preste atención al formato de la línea que sigue a la lista con viñetas. Debe estar separado del último elemento de la lista por una línea vacía, y comenzar más a la izquierda de la lista, sin sangría.

5 ejemplos de correos electrónicos de agradecimiento según la situación

En la parte práctica, te ofrecemos 5 ejemplos de correos electrónicos de agradecimiento para mostrar tu gratitud a un futuro empleador, a un cliente fiel, a un conocido que te recomendó a un cliente potencial, etc.

#1 Ejemplo de correo electrónico de agradecimiento tras una entrevista de trabajo

Acabas de tener una entrevista de trabajo y las cosas han ido bastante bien. Te gustaría celebrar la ocasión y enviar un correo electrónico de agradecimiento a tu futuro empleador potencial. Aquí tienes dos ejemplos para inspirarte, que podrás personalizar según tu situación.

» Sr. o Sra. (nombre de su persona de contacto),

Tras nuestra reunión en [date], quisiera agradecerle su tiempo. Espero que este intercambio les haya permitido calibrar mi motivación para unirme a [nom de l’entreprise] como [poste pourvu].

Espero recibir noticias suyas y que sean favorables a mi solicitud.

#2 Ejemplo de correo electrónico de agradecimiento tras una contratación

Tras la entrevista, recibió una respuesta favorable por correo electrónico o teléfono. ¿Por qué no enviar un correo electrónico de agradecimiento a su futuro empleador para empezar con buen pie esta nueva aventura? Intenta mostrar tu entusiasmo y motivación, pero sin caer en superlativos. Evite estas frases que, por desgracia, nos hemos encontrado varias veces:

• » Te agradeceré el resto de mi vida que me hayas reclutado;

• «Muchas gracias, no se arrepentirá»;

• «Seré el empleado modelo, te lo garantizo;

• «Gracias por ayudarme a conseguir el trabajo de mis sueños, os haré sentir orgullosos.

Un último consejo: es probable que su futuro empleador tenga exceso de trabajo. Asegúrese de que su correo electrónico de agradecimiento no requiera necesariamente una respuesta. He aquí un ejemplo, que puede adaptar a sus necesidades.

«Estimado Director de Recursos Humanos,

Le escribo este breve mensaje para agradecerle una vez más que haya seleccionado mi candidatura y reiterarle mi motivación para desempeñar las tareas que me confíe a partir de (fecha de toma de posesión).

Gracias por su confianza y hasta pronto.

Atentamente

#3 Ejemplo de correo electrónico de agradecimiento tras una recomendación

Un conocido, una relación profesional o un compañero le ha puesto en contacto con un cliente o socio potencial. Desea enviar un correo electrónico de agradecimiento para mostrar su aprecio. He aquí un ejemplo.

» Hola (nombre de la persona con la que habla),

Espero que se encuentre bien.

Sólo quería darle las gracias por ponerme en contacto con (nombre de la persona). Compartimos un gran interés por (el tema), y nuestros primeros intercambios son muy prometedores. Les mantendré informados de la evolución de la situación.

Que tenga un buen día.

#4 Ejemplo de correo electrónico de agradecimiento tras una recomendación

¿Le ha recomendado uno de sus clientes más fieles a un conocido? ¡Excelente! Esto dice mucho de la relevancia de su propuesta de valor y (sobre todo) de la calidad de su servicio al cliente. Aproveche la oportunidad para mostrar su gratitud a este embajador, incluso cuando su programa de fidelización ofrezca ventajas comerciales por las recomendaciones. He aquí un ejemplo

» Estimado (nombre del cliente),

Exactamente (número de años que el cliente lleva en el negocio), (nombre de la empresa) nos contó sus problemas en relación con (problema). Estamos encantados por la confianza que siguen depositando en nosotros después de todos estos años, hasta el punto de recomendarnos a sus contactos. Seguiremos movilizando nuestros esfuerzos al servicio de su rendimiento.

Con toda nuestra gratitud

(nombre de su empresa) «.

#5 Ejemplo de correo electrónico de agradecimiento tras una reunión con un cliente

Al final de una reunión en la que ha presentado la oferta de su empresa, le gustaría dar las gracias al cliente potencial que le ha dedicado su tiempo y le ha hecho las preguntas pertinentes. También debe aprovechar esta oportunidad para hacer un seguimiento del cliente potencial sin ser insistente y asegurándose de que dispone de toda la información que necesita para tomar una decisión. Incluya un breve resumen de los diversos componentes de su presentación en el cuerpo del correo electrónico, y ofrezca un PDF de la presentación como archivo adjunto. Si algunas de las preguntas de su cliente potencial quedaron sin respuesta durante la reunión, aproveche la oportunidad para responderlas. He aquí un ejemplo.

«Hola (nombre),

Quería agradecerle su tiempo (fecha). Espero que mi presentación le haya ayudado a reflexionar. A modo de recordatorio, revisamos los siguientes elementos:

• He detallado los beneficios esperados de nuestro producto en el contexto de su problema, en particular en términos de (detalle el problema y los puntos de dolor utilizando la literalidad de su interlocutor);

• Le he proporcionado una demostración de nuestra solución, que incluye (detalle las características) ;

• Su equipo me ha hecho algunas preguntas importantes sobre (tema). Le envío mis respuestas en el anexo 1;

• Acordamos una segunda reunión (fecha y hora), con (personas implicadas).

Por último, encontrará el PDF de la presentación en el anexo 2.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita más información. Puede ponerse en contacto conmigo por correo electrónico y por teléfono en (número de teléfono).

Esperamos volver a tener noticias suyas.

Que tengas un buen día».